Registreret eller ikke-registreret bogføringssystem?
Et registreret standard bogføringssystem er kontrolleret af Erhvervsstyrelsen, og udbyderen sørger for, at det overholder kravene. Bruger I et ikke-registreret system, fx et ældre C5, Navision, Microsoft AX eller SAP R3, som Erhvervsstyrelsen selv nævner, er I selv ansvarlige for, at systemet opfylder kravene, bl.a. e-fakturering og digital opbevaring af købs- og salgsfakturaer.
Tredjepartsapps kan gøre et registreret system ikke-registreret
Erhvervsstyrelsen skriver, at de fleste apps og moduler til de registrerede systemer automatisk overfører alt det, bogføringsloven omfatter, og så er systemet stadig registreret. Men hvis en tredjepartsapp registrerer transaktioner og opbevarer bilag uden at overføre dem, er det samlede system formelt set ikke længere registreret, og så er det jeres ansvar, at transaktioner ikke kan slettes, at bilag opbevares digitalt, og at der tages backup.
Det er relevant for virksomheder med webshop, kasse- eller bookingsystem. Se integrationer.
Licensbaserede systemer skal opdateres
Har I et registreret system, der er installeret lokalt, skal I formentlig installere en opdatering fra udbyderen, så transaktioner og bilag løbende sikkerhedskopieres. Cloudsystemer opdateres af udbyderen.
Opgradere eller skifte?
Erhvervsstyrelsen skriver, at det kan være relativt dyrt at opgradere et lokalt installeret system med eksterne it-konsulenter, mens et skifte til et registreret system kan være relativt billigt, afhængigt af funktioner og dataoverførsel. Læs skift regnskabsprogram og fra regnskabsprogram til ERP.
Ofte stillede spørgsmål
Er C5 registreret?
Nej. Dynamics C5 står ikke på fortegnelsen. Se C5.